学会の事務局業務は、会員対応から研究大会の準備、学会誌の発行まで、性質の異なる仕事が同時に走ります。アモシアは、イーコマース学会の事務局長を務めてきた知見をもとに、事務局運営・公式HP作成・大会の告知と参加受付・学会誌発行までを一括でお引き受けします。
学会運営では、会員対応、情報発信、研究大会の準備、参加者管理、資料作成、学会誌発行など、多くの事務作業が同時に発生します。しかも多くの学会では、これらを本業を持つ理事・幹事の方々が分担して担っています。
アモシアでは、学会事務局の運営経験とEC運営で培った進行管理の実務を活かし、学会の継続運営に必要な業務を整理し、実務まで代行します。単発の制作だけでなく、年間を通じた運営体制づくり、告知から開催後対応までの流れ、学会員・参加者との連絡体制まで含めて支援できます。
下記のような状況であれば、業務の切り出し方からご相談いただけます。
事務局を担う方の負担が大きく、交代のたびに引き継ぎで混乱する。手順が個人のメールの中にしか残っていない。
更新できる人が限られ、大会告知が間に合わない。制作会社に頼むと修正のたびに時間と費用がかかる。
メールとExcelで参加受付を管理しており、入金確認や名簿作成に時間がかかる。締切前後に問い合わせが集中する。
原稿の催促、校正のやり取り、体裁の統一が属人的で、予定通りに出せない年がある。
入退会の反映漏れ、会費未納の追跡、連絡先の更新が追いつかない。
日程調整、資料の準備、議事録の作成が後回しになり、意思決定が遅れる。
学会ごとに時期は異なります。実際のスケジュールに合わせて業務を割り付けます。
会員対応、名簿・会費管理、HP更新、理事会運営の補助。日々発生する事務を継続的に処理します。
開催告知ページの作成、申込フォームの設置、演題募集の案内、参加者への連絡。
プログラムと抄録集の作成、参加者名簿の確定、当日の受付と進行管理。
参加者へのお礼と資料共有、収支の整理、学会誌・会報への収録、次年度への申し送り。
現在の運営体制、年間行事、HPや学会誌の状況、どなたがどの業務を担っているかをうかがいます。この段階では費用は発生しません。
発生している業務を書き出し、代行する範囲と学会側に残す範囲を線引きします。会員情報の取り扱い方法もここで決めます。
業務範囲、年間スケジュール、体制、費用をまとめてご提示します。まず一部の業務から始める形もご相談いただけます。
現在の担当者から手順・連絡先・過去資料を引き継ぎ、こちらで手順書として整えます。属人化していた部分を文書化します。
合意した範囲で運用を開始し、進捗と対応状況を定期的にご報告します。年度替わりには次年度に向けた申し送りを整えます。
| 選択肢 | 得意なこと | 起きやすいこと |
|---|---|---|
| 制作会社に依頼 | HPのデザインや制作 | 制作後の更新や、事務局業務そのものは学会側に残る |
| イベント会社に依頼 | 大会当日の運営 | 通年の事務局業務、会員管理、学会誌は範囲外になりやすい |
| 事務スタッフを雇用 | 細かな作業への即応 | 採用と教育の負担、退職時に手順が失われる |
| アモシアの運営代行 | 事務局・HP・大会・学会誌を一体で担当 | 業務範囲の線引きを最初に決める必要がある |
私たちは大規模な学術大会の総合コンサルティングを専門とする会社ではありません。中小規模の学会・研究会で、事務局運営とHP・情報発信をまとめて任せたいという場合にもっともお役に立てます。規模や内容によっては、専門の会社をご紹介したほうが良い場合もあり、その際は率直にお伝えします。
月額30万円（税抜き）〜
公式HP作成・更新、大会開催告知、会員・参加者対応、申込導線整備、学会誌・会報発行支援など、学会運営に必要な業務をまとめて支援します。業務範囲や年間スケジュールに応じて個別にお見積もりします。
大会開催のある月に業務が集中する場合など、年間を通じた業務量に応じてご相談ください。まず事務局業務だけ、あるいはHPと大会告知だけといった一部からの開始もご相談いただけます。
会場費、印刷費、システム利用料などの実費は別途となります。お見積もりの際に、代行費用と実費の内訳を分けてご提示します。
